锡档函[2023]8 号
各市(县)区档案局、档案史志馆,无锡经开区党政办,市委各部委办、市各委办局、市各人民团体、市各直属单位办公室,各相关单位:
为持续深入贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神,加快全市档案信息化建设步伐,推进档案工作走向现代化,市档案局、市档案史志馆决定开展第二批数字档案室建设试点申报工作。现就有关事项通知如下:
一、总体要求
数字档案室试点建设以《数字档案室建设指南》和《关于开展全市数字档案室建设试点工作的通知》(锡档通[2022]6号)为基本依据。试点单位包括全市各级机关、团体、企业事业单位、社会组织。试点建设工作按照统一规划、自愿申报、有序推进的原则开展。
二、申报条件
(一)能够得到当地党委、政府或本单位的政策、资金、技术及其他支持;
(二)具有一定的档案信息化工作基础,有负责档案信息化工作的内设机构或专业人员;
(三)基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设基本符合或能够在试点期限内达到《数字档案室建设指南》要求并通过评价验收;
(四)在试点期间按照《数字档案室建设指南》要求推进各项工作,积极进行探索和创新,分享工作经验;
(五)能够建立健全安全管理制度,按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障措施。在传统载体档案数字化真实性管理、文书档案数字化成果全文识别、文件材料保管期限自动判别、电子文件单套管理等方面具有创新做法和实践经验的单位可优先推荐。
三、工作安排
(一)试点申报。数字档案室试点单位的推荐以《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》(请自行在“国家档案局官网”下载)为依据,自愿申报。数字档案室建设试点工作实行年度申报制,2023年6月底前完成申报工作,并在2年内完成试点任务。
申报试点单位为市级机关、团体、企业事业单位的,填写《无锡市数字档案室建设试点申请表》(附件1,一式三份),于2023年6月底前向市档案史志馆信息技术部报送。申报单位为市(县)区级机关、团体、企业事业单位的,填写《无锡市数字档案室建设试点申请表》(附件 1,一式三份),经所属市(县)区档案主管部门审查同意后,于 2023年7月10日前向市档案史志馆信息技术部推荐、申报。
(二)公布试点名单。市档案局、市档案史志馆审核后公布试点单位名单。
(三)测评验收。各试点单位完成建设任务后,需填写《无锡市数字档案室建设验收申请表》(附件2,一式三份),于每年8月底前向原申报的同级档案部门报送,“示范数字档案室”由市档案史志馆统一负责验收,“市级数字档案室”由同级档案史志馆负责验收。
四、其他事项
(一)各地各单位要充分认识数字档案室建设的重要性和必要性,提高站位,精心谋划,加强组织、人才、技术、制度和经费保障,切实为数字档案室建设创造良好的发展环境。
(二)各级档案主管部门要加强对本地数字档案室建设试点工作的统筹协调和监督指导,档案史志馆要加强日常业务指导,确保试点工作有序推进。到2025年底前,市级机关、团体、事业单位要普遍建成数字档案室,各市(县)区机关单位60%以上建成数字档案室;各市属企业集团总部100%建成数字档案室,涉及金融、民生、市政工程等重要经营范围的一级子(分)公司全部建成数字档案室。
市城建档案馆负责统筹协调、指导各市(县)区城建档案馆(中心、室)数字档案(馆)室建设,确保到“十四五”末 100% 完成数字档案(馆)室建设。
(三)尚未完成建设任务的第一批数字档案室试点单位要加快试点进度,确保在建设期内完成任务。确因机构调整、人员、经费等原因无法继续开展试点工作的,需向市档案局提出试点终止申请。
(四)各市(县)区档案部门于 2023年11月底前将《无锡市“数字档案室”建设情况汇总表》(附件3)电子版报市档案局电子邮箱。市档案局将适时总结推广好的经验和做法,分析存在问题,提出改进措施。
市档案局联系人:许琳瑶 联系电话:81828224
市档案局电子邮箱:wxswbdaglc@163.com
市档案史志馆联系人:方俊礼 联系电话:85739876
附件:1. 无锡市数字档案室建设试点申请表
2. 无锡市数字档案室建设验收申请表
3. 无锡市“数字档案室”建设情况汇总表
无锡市档案局
无锡市档案史志馆
2023年 5月12日
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