锡档发[2020]10号

各市（县）区档案局、民政局、档案史志馆，各有关单位：

为贯彻落实民政部、国家档案局《儿童福利机构业务档案管理办法》（以下简称《管理办法》），建立健全规范整理、科学管理、有效利用的工作机制，加强我市各级儿童福利机构业务档案管理工作，根据《管理办法》《无锡市档案管理条例》的要求结合我市实际，现就我市各级儿童福利机构做好业务档案管理工作有关事项通知如下：

一、充分认识做好儿童福利机构业务档案的重要意义

儿童福利机构业务档案（以下简称业务档案）是保障儿童福利机构收留抚养儿童合法权益的重要依据，是民政部门监督管理儿童福利机构业务工作的重要抓手。做好业务档案工作，有利于体现党和政府对儿童福利工作的高度重视和对各机构收留抚养儿童的特殊关爱，有利于体现新时代社会发展水平和文明程度，对我市各儿童福利机构及时总结成绩、实施科学管理、制定合理规划有重要的支撑作用。

二、明确工作职责

各级儿童福利机构是业务档案管理的责任主体，负责规范管理本机构的业务档案，开展整理归档、档案数字化和移交进馆等工作，负责业务档案的保管安全、利用安全。

各级民政部门和档案行政管理部门负责对同级儿童福利机构业务档案归档整理、规范管理、移交进馆等工作进行监督指导各级档案史志馆负责对儿童福利机构的业务档案开展业务指导，做好档案接收前的质量检查和验收，负责进馆档案的集中统一管理和档案利用。

三、明确归档内容和基本原则

（一）归档内容

1.婴孩收养登记簿、婴孩领出登记簿、婴幼儿收容登记簿等。

2.存放于无锡市社会福利中心的已离院、已死亡儿童的业务文件材料。

3.存放于各级儿童福利院的在院、已离院、已死亡儿童的业务文件材料。

4.与儿童本人相关的实物、照片、音视频等。

5.其他与儿童本人相关的电子文件。

（二）基本原则

1.现存放于无锡市社会福利中心的业务档案，由无锡市社会福利中心负责归档；现存放于各儿童福利院的业务档案，由各儿童福利院负责归档。

2.纳入《管理办法》归档范围的材料应遵循业务档案的形成规律，应归尽归。

（三）保管期限

永久保存。

四、明确归档方法和要求

儿童福利机构业务档案的纸质文件材料类按立卷方法归档实物类按件归档，照片类装册归档，音视频类及电子文件类刻录成光盘归档。归档文件已破损的，应予以修复：纸张破旧的，应加以衬托；字迹模糊或易退变的，应予以复制；归档材料上易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品应去除。具体归档方法和要求如下：

(一)婴孩收养登记簿、婴孩领出登记簿、婴幼儿收容登记簿等

1.组卷：一本为一卷。按时间顺序排列，顺次编制卷号。

2.编页号：有登记内容的页应逐页编制页码，用铅笔分别标注在正面的右上角或背面的左上角。每卷一个流水号。

3.编制卷内文件目录（附件1）：用Excel格式编制卷内文件目录并打印，每一条登记记录编制一个条目，著录项包括序号进/出院日期、姓名（编号）、性别、出生日期、来源、领养人姓名、页号、备注。

4.每一卷最后应装订卷内备考表（附件2），填写内容包括卷内文件情况说明、整理人、检查人、立卷时间。

5.案卷装订：案卷按照“卷皮—卷内文件目录—文件材料卷内备考表”的顺序用软卷皮装订，用不锈钢钉在左侧空白处装订。

6.案卷封面上粘贴卷标签，填写全宗号、目录号、卷号、年度。

7.编制案卷目录（附件3）：用Excel格式编制案卷目录并打印成册，以每卷案卷为一条目，著录项包括案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。

8.装盒：把装订好的案卷按案卷号顺序装入档案盒，档案盒封面填写全宗名称、档案类型，背脊处粘贴盒标签。装盒时根据案卷厚度将档案盒装满，不宜太紧或太松。

（二）业务文件材料

1.组卷：一人一档，动态管理；每个儿童的文件材料组成一卷；儿童离开机构或死亡后3个月内完成立档组卷，案卷按儿童离开机构或死亡的时间顺序排列，顺次编制卷号。

2.卷内材料排列：按照《管理办法》第八、九、十、十一条确定的顺序排列卷内文件。

3.编页号：有记录内容的页应逐页编制页码，用铅笔分别标注在正面的右上角或背面的左上角。

4.归档章：在卷内文件首页上端空白处加盖红色归档章（附件4）。

5.编制盒内文件目录（附件5）：用Excel 格式编制盒内文件目录并打印，著录项包括件号、文号或编号、责任者、题名日期、页号、备注。

6.填写盒内备考表，盒内备考表式样应与《管理办法》附件“表3”一致。

7.装盒：完成归档的每卷档案按照“盒内文件目录—文件材料—盒内备考表”的顺序装入档案盒。

8.填写档案盒封面、盒脊的项目，档案盒封面式样、档案盒脊式样应与《管理办法》附件“表4”、“表5”一致。

9.编制案卷目录：用Excel格式编制案卷目录并打印成册案卷目录及封面式样应与《管理办法》附件“表6”、“表7”一致。

（三）实物

1.一物一件，按件归档。

2.同一个儿童的实物档案在编制件号时应排列在一起。

3.实物档案应粘贴标签，将标签贴于实物背面左下角或底部，填写全宗号、目录号、年度、件号；如因形状、材质等无法粘贴标签，应保存于合适的装具内，在装具上粘贴标签。

4.实物档案应视情况装入档案盒内保存，并在档案盒盒脊距离底边3.5cm处粘贴相应的盒标签，填写全宗号、目录号、年度及盒内对应的件号。

5.编制实物档案目录（附件6），著录项为全宗号、目录号实物件号、题名、责任者、年度、期限、备注。

6.实物档案归档的同时应拍摄照片，将数码照片一并存档。

（四）照片

1.装册：存放于专门的照片夹中，按册归档。

2.归档照片按拍摄时间顺序排列，每张照片应在照片下方著录照片号、照片说明、时间（非必填项）、摄影者（非必填项）等。

2.1照片号：照片在册内的顺序号，每册一个流水号。

2.2照片说明：照片的题名、主要内容、主要人物等重要信息。

2.3时间（非必填项）：照片拍摄的时间。

2.4摄影者（非必填项）：照片拍摄的作者。

3.编制册内照片目录（附件7）：用Excel格式编制册内照片目录并打印，著录项包括照片号、题名、时间、页号、备注。

4.与纸质照片对应的数码照片应一并存档。

（五）音视频、电子文件

1.刻录成光盘存放。光盘一式三套，--套封存保管，一套供查阅利用，一套移交进馆。

2.光盘内文件应以儿童为单位存放于文件夹中。

3.光盘盒上应填写全宗名称、主要内容、保管期限、件数全宗号、目录号、光盘号。

3.1全宗名称：立档单位全称。

3.2主要内容：光盘内文件所属儿童姓名，如所属儿童有多个，应一一列明。

3.3 保管期限：永久

3.4件数：单个光盘盒中存放的光盘数量。

4. 光盘盒脊上应填写全宗号、目录号、光盘号。

5.编制光盘目录（附件8）：用Exce1格式编制目录并打印。

五、按期移交进馆

2010年（含）以前已离开机构或已死亡的儿童相关业务档案应于2021年12月31日前按相关要求整改，并移交进同级档案史志馆。

2010年以后产生的儿童福利机构业务档案，应于儿童离开机构或死亡后6个月内完成归档，每3年将已存放满10年的档案移交进同级档案史志馆。

各单位应编制移交清册，移交进馆的同时要同步移交检索工具、电子目录和纸质档案扫描件（要求彩色扫描，分辨率在300dpi以上，需保存JPG和PDF两种格式）。电子目录与纸质档案扫描件需刻成光盘保存，一式三套，一套移交进馆，两套由移交单位留存保管。

附件：1.登记簿类档案卷内文件目录式样

2.卷内备考表式样

3.案件目录式样

4.归档章式样

5.盒内文件目录式样

6.实物档案目录式样

7.册内照片目录式样

8.光盘目录式样

 

无锡市档案局

无锡市民政局

无锡市档案史志馆

2020年6月4日