一、会计档案概述
1、何谓会计档案?
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
2、来源
主要来自于立档单位的财会部门或财会人员。
3、制度
会计档案管理制度是会计制度中的一项具体制度,1998年8月21日财政部、国家档案局重新发布了《会计档案管理办法》是对会计档案工作制度的完善和发展。
二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限
(一)分类
会计档案一般分为四大类,即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类和其他类。
(二)立卷
1、整理立卷由会计机构负责
《会计档案管理办法》第六条中明确规定:“各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档的要求,负责整理立卷,装订成册。”
以核算单位为会计档案整理的单位,由会计按照归档要求负责整理,装订成册。
2、档案部门对于接收的会计档案,“原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。”(不需另加封面、卷内目录、备考表等)
3、会计机构对于凭证类和帐簿类的案卷,要按照封面上规定的项目填写齐全,并且每一张凭证需填项目也应填写齐全。
4、采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
5、装订方法及装具格式
(1)会计凭证类:会计凭证本保持原卷册的封装,要求凭证装订包角,封面规范填写,在包角处盖上会计骑缝章,并装入卷盒,一盒可装几本凭证。
(2)会计帐簿类:活页帐簿用会计档案卷皮重新装订;固定页的保持原封装(如总帐、银行日记帐、现金日记帐)。
(3)财务报告类:用档案卷皮装订,内加卷内目录、备考表。卷内目录、备考表、卷皮封面的填写方法同文书档案。
(4)其他类:用卷皮装订,根据纸张的大小、形式来确定。
(三)归档
第一、归档时间
“一年一移交”:意思是“当年形成的会计档案,在会计年终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。(江阴规定“三年一移交”)
第二、归档范围及保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永久为五十年以上,定期为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
1、会计凭证类
归档范围 保管期限
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年
说明
(1)财政总预算会计拨款凭证及其他会计凭证 永久
(2)税收会计:各种完税凭证和缴退库凭证 15年
2、会计帐簿类
归档范围 保管期限
(1)总帐 15年
(2)日记帐 15年
其中 a、银行日记帐、现金日记帐 25年
b、税收日记帐(总帐)和税收票证分类出纳帐 25年
(3)固定资产卡(固定资产报废清理后保管5年)
(4)明细帐(分户帐或登记簿) 15年
(5)辅助帐簿 15年
说明:预算会计总帐、明细分类、分户帐或登记簿 永久
3、财务报告类
归档范围 保管期限
(1)年度财务报告(决算)(文字分析材料) 永久
税收会计税收年报(决算) 永久
(2)财务月、季度报报告(文字分析材料) 5年
税收会计月、季度报表(票证月季报表) 10年
4、其他类
归档范围 保管期限
(1)会计移交清册 15年
(2)会计档案保管清册 永久
(3)会计档案销毁清册 永久
(4)银行余额调节表 5年
(5)银行对帐单 5年
三、会计档案的排列、编号和标签填法
(一)排列
会计档案装订好之后,需进行系统排列,一般性的排列方法是:把历年来的案卷材料先分核算单位,然后在每个核算单位中再分类,即分为会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类,然后再将各类案卷依年代先后顺序排列。
(二)编号及标签填法
第一、编号
1、会计凭证类:依核算单位按类大流水或小流水编号。
大流水,即依时间先后顺序不分年编流水号,至999为止。小流水,即一年一个流水号。
2、其他类别会计档案:依核算单位按类不分年大流水编号,至999为止。
例:
会计凭证类:1985年 1、2、3······20
1986年 21、22·······45
会计帐簿类:1985年 1986年
总帐 1 总帐 5
银行日记帐 2 银行日记帐 6
现金日记帐 3 现金日记帐 7
明细帐 4 明细帐 8
说明:每年帐簿的排列规律应一致。
其他各类档案依次类推。
第二、标签格式及填法
1、标签格式
会计凭证类(会计凭证本)采用梯形标签,会计凭证盒及其他类别会计档案采用条形标签。标签颜色红色代表永久,蓝色代表定期。
2、标签填法
(1)会计凭证类(会计凭证本)梯形标签
类别:是指会计凭证类别,可不填。
年度:是指案卷所属年度。
目录号:是指该案卷所在的案卷目录的编号。
案卷号:是指该案卷排列顺序号。
期限:是指该案卷确定的保管期限。(一般为15年)
(2)会计凭证盒及其他类别会计档案采用条形标签
全宗号 |
目录号 |
案卷号 |
年 度 |
期 限 |
全宗号:是指档案馆给各个全宗的编号。各进馆单位要填,不向档案馆移交档案单位可不填。
目录号:是该案卷所在案卷目录的编号。
案卷号:是指该案卷的排列顺序号。
年度:是指该案卷所在的年度。
期限:是指该案卷确定的保管期限。(3、5、10、15、25年)
第三、标签粘贴方法
(1)会计凭证类(会计凭证本):从包角处沿底边直接往上贴。
(2)会计凭证盒和其他类别会计档案:离底边20㎜处向上贴。
注意:不能倒贴或贴在未包角处。
四、建立会计档案案卷目录
1、案卷目录由财会部门编制,一式两份,档案室与财会部门各执一份。
2、根据分类依年代先后编制案卷目录。
3、案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。机关单位必须这样做,其他单位可以根据会计核算单位装订。为便于查找可在首页加上目次。
4、会计档案案卷目录的填写(结合表式)
案卷顺序号 | 案卷题名 | 起止日期 | 卷内张数 | 附件张数 | 凭证号码 | 保管期限 | 备注 | ||
档案室编 | 档案馆编 | 起 | 讫 | ||||||
(1)案卷顺序号:即案卷排列后的顺序号,填在档案室编一栏内。
(2)案卷题名:同文书档案案卷题名的拟写,会计凭证应写明年月,会计帐簿应写明年份,财务报告应写明月或年份。
(3)起止日期:是指该卷案卷内材料形成的最早日期和最晚日期。用***数字填写。
(4)卷内张数:是指该卷案卷的总张数。
(5)附件张数:是指会计凭证中的附件数(原始发票等),在凭证封面上有,如无,就不填。其他类别会计档案这一栏不填。
五、会计档案的接收
1、会计档案与案卷目录一起接收。
2、会计机构移交时,需列出清单,档案部门按清单点收,有人监交,三方在清单上签字。
六、会计档案的销毁
1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册。
2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3、销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
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